Keuze voor cloud
Het bedrijf koos voor CRM in de cloud. “We wilden dit echter wel heel graag in de SAP cloud doen omdat we onder meer SAP ECC, SAP BW en SAP PPM hebben. De integratie met deze systemen was key voor ons. Daarnaast waren we erg geïnteresseerd in HANA als onderliggende technologie voor big data met het oog op de grote hoeveelheden data die wij verzamelen.” De keuze voor SAP Sales en Service cloud was redelijk snel gemaakt. Van de Water: “We zochten flexibiliteit. En we waren op zoek naar een moderne oplossing die niet alleen voldeed aan de eisen van vandaag, maar ook mee kan groeien met wensen die we in de toekomst hebben. Zelfs als die nu nog niet helemaal duidelijk zijn.” Voor de vlekkeloze implementatie van het systeem, informeerde Agrifirm bij SAP wie de meest ervaren partner in Nederland was met concrete ervaring op het gebied van SAP Sales en Service cloud. Van de Water: “Dat bleek Acorel te zijn.”
Gefaseerde implementatie
Het proces van de implementatie binnen Agrifirm Feed startte in februari van 2014. De eerste zes weken werden gebruikt voor de pakketselectie en een pilot. Het project zelf startte op 1 april 2014 met de pluimveesector. Drie maanden later, in juli, waren het systeem, de organisatie en de processen klaar om live te gaan. In verband met de vakantie werd dat uiteindelijk september 2014. In eerste instantie ging alleen de pluimveesector live. Daarna volgden alle andere sectoren, onderdelen en businessprocessen. Uiteindelijk was het hele systeem in mei 2015 volledig live.
Keuze voor standaard
Van de Water is blij met de beslissing om het systeem in fases te implementeren. “Er waren veel onverwachte zaken die we moesten regelen, bijvoorbeeld op het gebied van security, de technische infrastructuur, performance en masterdata.”
Een andere goede beslissing was de keuze om alles standaard te houden. “We wilden voorkomen dat er elke drie maanden problemen ontstaan bij updates. ” Het beetje maatwerk dat tóch gedaan moest worden om de oplossing passend te maken, is inmiddels door SAP in de standaard opgenomen. “We zijn nu volledig standaard”, zo stelt Van de Water. “Standaard platform, standaard integratie, standaard functionaliteit en standaard rapportages.
Drie succesfactoren
Wat ziet Van de Water als de belangrijkste succesfactoren? “Vooral het betrekken van de key users en ze verantwoordelijk maken voor hun deel van het systeem vanaf dag één. Wat daarnaast belangrijk was, was de vlotte samenwerking met Acorel en SAP. Je hebt elkaar nodig. Natuurlijk waren er wat technische uitdagingen – het is nou eenmaal een jong product – maar die zijn uiteindelijk allemaal opgelost. Betrek daarnaast vanaf dag één je belangrijkste stakeholders. Infrastructuur, masterdata, business, IT… Als een van die partijen niet meedoet, houdt het op.”
Het resultaat mag er zijn. ”We hebben in korte tijd een platform gecreëerd waarin alle betrokken partijen integraal werken en informatie gemakkelijk delen. De andere nog ongebruikte functionaliteiten bieden bovendien nog volop extra mogelijkheden voor de toekomst o.a. op het gebied van marketing.”